Algemene informatie

Projectomschrijving

Op 14 mei 2020 is het raadsvoorstel Stadscentrum Hoofddorp: nieuwe gemeentelijke huisvesting (2020.0000976) vastgesteld. Het nieuwe voorstel gaat uit van één gebouw aan het Raadhuisplein op de plek van het voormalige raadhuis. Het wordt een geheel nieuw gebouw, wat we zelf laten bouwen en in eigen beheer nemen. Het nieuwe gemeentehuis biedt één plek waar de gemeenteraad, het college van B&W, ambtenaren, inwoners en ondernemers elkaar kunnen vinden en samenkomen. Het is veilig, (multi-)functioneel en een toegankelijke plek om te verblijven en te werken. Het past binnen de cultuurhistorische waarden van Haarlemmermeer en wordt een herkenbaar gebouw in het bruisende stadscentrum van Hoofddorp.

De gemeentelijke huisvesting wordt vernieuwd omdat het voormalige raadhuis aan het Raadhuisplein aan het eind van zijn technische levensduur was. Gezien de huidige organisatie- en duurzaamheidseisen had behoud van het raadhuis gezorgd voor een forse stijging van de jaarlijkse huisvestingslasten. Hiernaast kende het voormalige raadhuis een zeer inefficiënte ruimtelijke en functionele structuur, die niet aansloot op de huidige gebruikseisen voor een plek om (samen) te werken aan de gemeentelijke ambities. De sloop van het voormalige raadhuis is inmiddels al in een vergevorderd stadium.

Het project Nieuw gemeentehuis valt binnen de kaders zoals omschreven in het ‘Stedenbouwkundig kader (actualisatie) Raadhuisplein en omgeving’ (2020.0003009). Dit plan voorziet in de herontwikkeling van de gemeentelijke huisvesting, in combinatie met het realiseren van woningbouw, voorzieningen en (openbare) parkeergelegenheid. Het voorziet ook in het vernieuwen van het Raadhuisplein. Voor deze ontwikkelingen is door de raad op 20 september 2018 de grondexploitatie Raadhuisplein en Omgeving vastgesteld (2018.0032500). Het investeringsproject voor de realisatie van het nieuwe gemeentehuis is nauw verbonden aan de grondexploitatie Raadhuisplein en Omgeving.

Op basis van het voorlopig ontwerp (VO) voor het nieuwe gemeentehuis is doorgerekend wat de nieuwbouw gaat kosten. Op basis van het VO zijn de investeringskosten opgeteld € 70,0 miljoen. In 2020 werd uitgegaan van € 57,5 miljoen.

Actuele ontwikkelingen

Voorlopig Ontwerp (VO)

Op 22 december 2022 heeft het college van B&W ingestemd met het raadsvoorstel Voorlopig ontwerp nieuw gemeentehuis (2022.0002621). Het vaststellen van het voorlopig ontwerp (VO) is een belangrijke stap in het ontwerpproces van het nieuwe gemeentehuis. Deze stap maakt het mogelijk om samen met alle betrokkenen verder te gaan met de volgende fase van het ontwerp: het definitief ontwerp (DO). Door het projectteam Nieuw gemeentehuis is in het najaar van 2022 een functionele toets van het programma van eisen (PvE) gedaan. Daarbij is een aantal noodzakelijke wijzigingen naar voren gekomen op het gebied van energiegebruik, het Building Research Establishment Environmental Assessment Method duurzaamheidscertificaat (BREEAM), de archiefruimte, het terras op de begane grond, de daktuin, de werkplekmix/ flexfactor en de bestaande kelders onder het raadhuis.

Op basis van het VO en de in het raadsvoorstel genoemde wijzigingen op het programma van eisen zijn ramingen voor de investeringskosten (en exploitatiekosten) opgesteld. De nu geraamde bedragen vormen een momentopname. Zodra het definitief ontwerp DO klaar is, volgt een nieuwe berekening van de investeringskosten. De investeringskosten op basis van het VO en de in het raadsvoorstel genoemde wijzigingen op het PvE worden nu geraamd op € 70,0 miljoen. Dat is meer dan waar in 2020 van werd uitgegaan. Het verschil is vooral te verklaren door de sterk gestegen bouwprijzen, de ontwerpuitwerking van het openbare deel van het gebouw, de toevoeging van de daktuin met dakzaal en de sloop van de bestaande kelders.

In het raadsvoorstel ‘Voorlopig ontwerp nieuw gemeentehuis’ is toegelicht dat de kosten van het meubilair ofwel de losse inrichting geen onderdeel uitmaken van de investeringskostenraming. Net als bij het raadsbesluit van 2020, worden deze kosten apart beschouwd en zal hier apart krediet voor worden aangevraagd. Een actuele raming laat zien dat om nieuw meubilair aan te schaffen een bedrag van € 3,0 miljoen nodig is.

De exploitatiekosten voor het nieuwe gemeentehuis en de servicecentra worden op basis van het VO geraamd op circa € 5,3 miljoen per jaar (exclusief dotaties voor installaties). Dat is lager dan de kosten die de gemeente op dit moment aan haar tijdelijke gebouwen kwijt is. Die huidige kosten bedragen namelijk circa € 6,35 miljoen per jaar. Ook in vergelijking met het voormalige raadhuis kost het nieuwe gemeentehuis straks jaarlijks minder. Het voormalige raadhuis zou met de energieprijzen van nu circa € 7,5 miljoen per jaar kosten.

Het definitieve voorstel voor het benodigde krediet voor het vernieuwen van de huisvesting, inclusief de bijbehorende benodigde voorbereidings-, toezicht- en administratiekosten (VTA), wordt voorgelegd zodra het DO voor het gemeentehuis gereed is. Een uitzondering hierop vormt het krediet voor de sloop van de kelder, zie hieronder.

Kelder onder het voormalige raadhuis

De bestaande kelder onder het voormalige raadhuis is door een gespecialiseerd bureau onderzocht. Deze blijkt niet meer als garage te kunnen worden gebruikt. In het raadsvoorstel ‘Voorlopig ontwerp nieuw gemeentehuis’ is aangekondigd dat onderzoek moest uitwijzen of de kelder helemaal of gedeeltelijk kan worden gesloopt. Naar nu blijkt, valt de optie van gedeeltelijk slopen af. Daarover is de raad geïnformeerd op 16 maart 2023. Dit heeft te maken met de voorgenomen herinrichting van het stadscentrum Hoofddorp, waarvoor het noodzakelijk is om de bestaande ondergrondse infrastructuur van kabels en leidingen te verleggen naar een andere locatie. Dit nieuwe tracé bevindt zich deels op de locatie waar nu nog de kelder van het voormalige raadhuis zit. Om het tracé aan te kunnen leggen moeten, zo blijkt nu, daarom alle kelderdelen volledig worden gesloopt.

De kosten voor de sloop van de kelder worden op basis van het VO geschat op € 1,0 miljoen. Deze raming is (exclusief circa 20% voorbereiding, toezicht en administratiekosten) al meegenomen bij het raadsvoorstel ‘Voorlopig ontwerp nieuw gemeentehuis’ (2022.0002621). De kosten voor rekening van de gemeente voor het verplaatsen van ‘oude’ 3x50kV-kabels onder het voormalige raadhuis zijn geschat op € 100.000 euro. Ook deze raming is al meegenomen bij het raadsvoorstel ‘Voorlopig ontwerp nieuw gemeentehuis’. Uit vervolgonderzoek moet blijken wat de definitieve kosten zijn. Aangezien deze middelen al op korte termijn nodig zijn, vragen wij via deze weg het benodigde krediet ter hoogte van € 1,3 miljoen aan (waarvan € 100.000 voor het verplaatsen van 3x50kV-kabels en € 200.000 voor VTA).

Sloop

Al het aangetroffen asbest is inmiddels uit het voormalige raadhuis verwijderd. Dit heeft niet geleid tot onveilige situaties. Er bestaat nog slechts een geringe kans dat bij het slopen nog enig onvoorzien asbest kan worden tegengekomen. Verwacht wordt dat de kosten die hiermee gemoeid gaan binnen het huidig verstrekte krediet kunnen worden opgevangen. De aansluitingen voor gas, water en elektra zijn afgesloten en verwijderd. De sloop van het gebouw is vervolgens voorspoedig opgepakt. De sloop zal zeker tot aan de zomervakantie van 2023 in beslag nemen. Het werk na de zomervakantie zal dan in het teken staan van het verwijderen van al het puin en andere materialen. De sloop zal naar verwachting en volgens planning eind 2023 gereedkomen.

De aannemer heeft gedurende de uitvoering van het werk geprobeerd de overlast zoveel mogelijk te beperken. Gezien de zeer beperkte aantallen negatieve reacties uit de omgeving is dat tot nu toe zeker gelukt. Tot het einde van het werk zal de sloopaannemer hiervoor de nodige aandacht blijven houden.

Kansen en risico’s

Nieuw gemeentehuis

Voor het project Nieuwe Gemeentehuis wordt periodiek een inventarisatie gedaan van risico's en kansen. De actuele inventarisatie is die van eind september 2022. Het totaalbedrag aan risico's (ongewogen) is € 15.290.400. Het gemiddelde risico van optreden is 10%. Daarmee is op dit moment een actueel projectrisico aanwezig van € 1.589.000. Dit bedrag is een risicobedrag en maakt als zodanig geen deel uit van de geraamde investeringskosten.

De belangrijkste risico's op dit moment zijn:

• aanpassingen van het ontwerp na de DO-fase;

• de aanbesteding voor de bouw van het gemeentehuis;

• de toekomstige rentestand;

• de Meerjarenonderhoudsbegroting (MJOB);

• vertraging op het gebied van het bestemmingsplan en de vergunningen;

• vertraging van de collectieve WKO.

Ter toelichting op het laatstgenoemde risico: de gemeente onderzoekt of het mogelijk is om meerdere gebouwen op en rond het Raadhuisplein te voorzien van warmte en koude met behulp van een collectieve warmte- en koude opslag (WKO). De bouw en exploitatie van deze collectieve WKO wordt gerealiseerd binnen het programma Stadscentrum Hoofddorp. Vanuit het project Nieuw Gemeentehuis wordt een aansluiting op de WKO gerealiseerd en gefinancierd. Als onderzoek uitwijst dat de collectieve WKO niet op tijd klaar kan zijn of sowieso geen haalbare optie is, dan moet een zogenoemde stand alone WKO voor het gemeentehuis komen. Het beslismoment over een collectieve WKO of juist een stand alone WKO is vooralsnog mei 2023. In de voorjaarsrapportage wordt alvast een reservering opgenomen voor de ontwikkeling en aanleg van een collectieve WKO.

Tot slot noemen we hier het risico van stijgende voorbereidings-, toezicht- en administratiekosten (VTA) voor het nieuwe gemeentehuis. Bij het raadsvoorstel voor de kredietaanvraag voor de investeringskosten zal hier indien nodig een voorstel voor worden gedaan.

Sloop

Het risico van het mogelijk nog aantreffen van extra asbest is komen te vervallen. Er is geen onvoorziene asbest meer aangetroffen. Extra kosten als gevolg van andere onvoorziene werkzaamheden worden niet meer verwacht. Er wordt daarom vanuit gegaan dat de sloop binnen het daarvoor bestemde krediet kan worden afgerond.

Gevraagde beslissingen

1. In te stemmen met de bijstelling van de ramingen volgens onderstaande tabel.

2. In te stemmen met het beschikbaar stellen van een extra krediet van € 1,3 miljoen voor de sloop van de kelder, het verplaatsen van kabels en voorbereiding, toezicht en administratie.