Algemene informatie

Projectomschrijving

Het huidige raadhuis is aan het eind van zijn technische levensduur gekomen. De kosten voor het behoud van het raadhuis in de huidige vorm, rekening houdend met de huidige organisatie- en duurzaamheidseisen, zorgen voor een forse stijging van de huisvestingslasten. Hiernaast kent het raadhuis een zeer onvoordelige ruimtelijke en functionele structuur en sluit niet aan op de huidige gebruikseisen. Daarom wordt de gemeentelijke huisvesting vernieuwd, waarbij rekening gehouden wordt met de dienstverlening passend bij de vraag uit de samenleving.

Op 14 mei 2020 is het raadsvoorstel ‘Stadscentrum Hoofddorp: nieuwe gemeentelijke huisvesting’ (2020.0000976) vastgesteld. Het nieuwe voorstel gaat uit van één gebouw aan het Raadhuisplein op de plek van het huidige raadhuis. Het wordt een geheel nieuw gebouw, waarbij we gebruik maken van de bestaande kelder. Dit gebouw gaan we zelf laten bouwen en in eigen beheer houden. Het nieuwe gebouw wordt efficiënter en effectiever in gebruik. Tevens worden de structurele huisvestingslasten lager. Hiermee is rekening gehouden in de programmabegroting.

Het nieuwe gemeentehuis biedt één plek waar de gemeenteraad, het college van B&W, ambtenaren en bezoekers elkaar kunnen vinden en samenkomen. Het is veilig, (multi-) functioneel en een fijne plek om te verblijven en te werken. Het past binnen de cultuurhistorische waarden van Haarlemmermeer en wordt daardoor een herkenbaar gebouw in het bruisende stadscentrum van Hoofddorp. De ontwikkelingen in het stadscentrum en de bouw van het nieuwe gemeentehuis gaan naadloos in elkaar over: het is één geheel.

Het project gemeentehuis valt binnen de kaders zoals omschreven in het ‘Stedenbouwkundig kader (actualisatie) Raadhuisplein en omgeving’ (2020.0003009). Dit plan voorziet in de herontwikkeling van de gemeentelijke huisvesting, in combinatie met het realiseren van woningbouw met voorzieningen en (openbare) parkeergelegenheid. Het voorziet ook in het vernieuwen van het Raadhuisplein. Voor deze ontwikkelingen is door de raad op 20 september 2018 de grondexploitatie Raadhuisplein en Omgeving vastgesteld (2018.0032500). Het project voor de realisatie van het nieuwe gemeentehuis is nauw verbonden aan de grondexploitatie, wat goede afstemming vraagt.

Op 14 mei 2020 is besloten door de raad, het in 2018 geautoriseerde krediet van € 4,0 miljoen voor het Huis van de Haarlemmermeer (2018.0032500), in te zetten voor het opnieuw vormgegeven project gemeentehuis (2020.0000976). De totaal geraamde stichtingskosten zijn toen vastgesteld op € 57,451 miljoen. Op 17 december 2020 heeft de gemeenteraad met het vaststellen van het Programma van Eisen een aanvullend krediet geautoriseerd van € 3,61 miljoen voor de voorbereiding tot en met de ontwerpfase (2020.0002958). Op 24 juni 2021 is voor de sloop van het huidige raadhuis besloten een krediet van € 782.000 te autoriseren (2021.0001089). De hierboven genoemde kredieten zijn gevoteerd voor zowel het nieuwe gemeentehuis als voor de sloop van het raadhuis. Daarnaast wordt voor de sloop van het raadhuis € 1,19 miljoen bijgedragen uit de grondexploitatie Raadhuisplein en omgeving (2018.0032500). Het investeringskrediet voor het vernieuwen van de huisvesting wordt aan de raad aangeboden zodra er een architectenbegroting is opgesteld. Hierbij zijn de geraamde exploitatielasten conform de ombuigingsvoorstellen (2020) leidend.

Actuele ontwikkelingen

Tijdelijke huisvesting

Voor de tijdelijke huisvesting bleek een noodstroomaggregaat noodzakelijk om bij calamiteiten de gemeentelijke organisatie/ondersteuning in stand te houden. In de ramingen van het nieuwe gemeentehuis is hiermee al rekening gehouden. Er is in de ramingen uitgegaan van een modulair systeem, waarmee makkelijker kan worden ingespeeld op de uiteindelijke behoefte nu en in de toekomst. Voor de tijdelijke huisvesting wordt een deel van deze investering naar voren gehaald waardoor deze reeds in 2022 plaatsvindt en niet in 2025. De hieruit voorvloeiende extra (afschrijvings)lasten worden vanaf 2023 ten laste van het huisvestingsbudget gebracht. Het totale investeringsbudget voor het toekomstige gemeentekantoor blijft ongewijzigd. Op basis van de verwachte uitgaven in 2022 en de eerste helft van 2023 lijkt deze uitgave tot het moment van de aanvraag van het totale investeringskrediet in 2023 binnen het huidige krediet gedekt te kunnen worden. Mocht dit niet mogelijk zijn dan zal hiervoor eind 2022 alsnog een aanvullend krediet worden aangevraagd. Zie hiervoor ook de opmerkingen bij de kansen en risico's.

Totstandkoming nieuw gemeentehuis

Begin 2022 is het project van de Definitiefase overgegaan naar de Ontwerpfase. Met een Europese aanbestedingsprocedure is architectenbureau Cepezed geselecteerd om het ontwerp voor het gemeentehuis op te stellen. Cepezed is geselecteerd op basis van hun Schetsontwerp (SO). In de Ontwerpfase werkt de architect, samen met een aantal adviseurs (onder andere installaties, constructief), het ontwerp uit naar een Voorlopig ontwerp (VO) en vervolgens een Definitief ontwerp (DO).

Bij het opstellen van het VO ligt de nadruk op de ruimtelijke, technische en duurzame inpassingen binnen een totaalontwerp. Een goede flexibele basisstructuur wordt gevormd waarin de diverse processen van de gemeente goed kunnen worden ingevoegd en waarbij de omvang van de ingrepen inzichtelijk is. Integraal worden deelbudgetten binnen de kostenraming vastgesteld en gemonitord.

Om te komen tot het DO wordt het gebouwontwerp verder fijn geslepen, de nadruk ligt dan meer op de techniek. Een verdiepingsslag op detailniveau wordt bereikt door met gebruikers in te zoomen op deelelementen. Met het beschikbare krediet zetten wij de planvorming tot en met het DO voort.

Sloop raadhuis

Eind 2021 is het bestek voor de sloop van het huidige raadhuis aanbesteed. Vervolgens is in januari 2022 de opdracht verstrekt aan aannemer Vlasman om de sloop uit te voeren. In eerste instantie zal, nadat het gebouw geheel buiten gebruik is gesteld, een onderzoek worden uitgevoerd op de aanwezigheid van asbest. Medio april wordt dit onderzoek opgestart. Vóórdat met de daadwerkelijke sloop kan worden gestart, moet het aanwezige asbest eerst worden gesaneerd. Verwacht wordt dat de sloop van het gebouw nog voor de zomer 2022 kan worden gestart. Er wordt vanuit gegaan dat de sloop eind 2023 is afgerond.

Kansen en risico’s

Totstandkoming nieuw gemeentehuis

In deze fase richten wij ons vooral op de volgende risico’s:

1. de ontwikkeling van de organisatie en/of de behoefte uit de samenleving ontwikkelen zo snel dat het programma van eisen ingrijpend moet worden bijgesteld, wat vertragend werkt bij het ontwerpen. We zetten in op goede communicatie tussen de ontwerpers en de gemeentelijke organisatie;

2. vertraging doordat ruimtelijke procedures langer duren vanwege bijvoorbeeld bezwaren of noodzakelijke aanvullende onderzoeken. We gaan met belanghebbenden tijdig in gesprek;

3. prijsstijgingen in de bouw gaan sneller dan voorzien. We monitoren de ontwikkelingen en bespreken deze met de architect en de adviseurs.

Sloop raadhuis

Voor wat betreft de sloop is het mogelijk dat de sloopkosten als gevolg van meer aanwezig asbest dan verwacht hoger uitvallen. Medio mei 2022 zal één en ander meer duidelijk zijn. Het resultaat van het zogenaamde destructief asbest onderzoek is dan bekend, waarbij het ook duidelijk zal zijn welke daadwerkelijke saneringskosten dit met zich meebrengt. Daarnaast lijkt het huidige budget voor voorbereiding, toezicht en administratie (VTA) onvoldoende om het project tot een goed einde te brengen. Rond augustus 2022 zal hierover ook meer duidelijk zijn. Wellicht is eind 2022 een aanvullende kredietaanvraag noodzakelijk.

Gevraagde beslissingen

1. Het totaalkrediet voor het gemeentehuis in lijn te brengen met de besluitvorming in het raadsvoorstel Stadscentrum Hoofddorp: nieuwe gemeentelijke huisvesting (2020.0000976) en op te hogen met € 325.000 tot € 57.451.000.

2. In te stemmen met de bijstelling van de ramingen volgens onderstaande tabel.