Algemene informatie

Projectomschrijving

Het huidige raadhuis is sterk verouderd en verkeert in slechte fysieke en technische conditie. Het gebouw belemmert door zijn bijzondere structuur een efficiënt ruimtegebruik, de werkplekbezetting is gemiddeld laag en de onderhoudskosten en het energieverbruik zijn fors.

Op 14 mei 2020 is besloten (2020.0000976) om ten behoeve van onze huisvesting één gemeentehuis te realiseren, in eigen beheer, zelf gefinancierd en gelegen aan het Raadhuisplein in Hoofddorp. Om onze organisatie en diensten te laten functioneren gedurende de sloop en nieuwbouw van het gemeentehuis, is het noodzakelijk tijdelijke huisvesting te betrekken of te realiseren. Voor de tijdelijke huisvesting zijn we op zoek gegaan naar beschikbare kantoorruimte die een kostenefficiënte oplossing van de huisvestingsvraag mogelijk maakt.

De totale huisvestingslasten voor de eenmalige kosten en de tijdelijke huisvesting waren in de Voorjaarsrapportage 2021 begroot op € 21.886.000 en worden gedekt uit de beschikbare huisvestingsbudgetten. Tot en met 2025 is er een aanvullend huisvestingsbudget van € 4.179.000, wat gedekt wordt uit de Algemene dekkingsreserve (ADR) (2020.0000976 en 2021.0001089). Hierbij gaan wij uit van een oplevering van het nieuwe gemeentehuis begin 2026.

Degehuurde kantoorlocatie Beukenhorst en de kantoorlocatie De Polderlanden worden verbouwd om de organisatie, de raad en andere publieksfuncties te kunnen huisvesten. In juni 2021 is € 2.327.000. krediet verleend (2021.0001089). Deze investering wordt in drie jaar afgeschreven en is opgenomen in de eenmalige kosten van de tijdelijke huisvestingslasten. De afschrijving start in 2023, omdat de locaties in 2022 in gebruik worden genomen.

Actuele ontwikkelingen

Voor de tijdelijke huisvesting van de gemeentelijke organisatie heeft de gemeente in 2021 een huurovereenkomst gesloten met Dura Vermeer voor het gebouw aan Taurusavenue 100 en Scorpius 201 in Hoofddorp. Deze locatie heeft de voorkeur gekregen ten opzichte van het gebouw van Fluor (Taurusavenue 155) welke eerder in beeld was voor de tijdelijke huisvesting. Het in 2021 gevoteerde krediet was gebaseerd op de verwachte investeringen in het Fluor gebouw en een beperkte verbouwing in locatie de Polderlanden. De huurkosten van het Dura Vermeer gebouw bleken lager, maar wel moesten voor deze locatie extra aanpassingen worden gedaan. Om de locatie Dura Vermeer op hetzelfde niveau te brengen, is een investering gedaan, welke gedeeltelijk uit het initiële huisvestingsbudget is gedekt. Dit bedrag is circa € 150.000.

Bij de verdere planvorming is het nieuwe Haarlemmermeers Werkconcept toegepast. Dit vraagt een mix van concentratie plekken (veel kleine afgesloten ruimtes met eigen klimaatbehandeling), grotere ARBO werkplek zones en meer overleg -en projectruimtes, uitgerust met audio-visuele vergadermiddelen. De extra investering hiervoor bedraagt € 300.000.

In het oorspronkelijke verhuisplan zouden de publieksbalies in locatie Beukenhorst en de sociale dienstverlening in locatie Polderlanden vanaf december 2021 gereed zijn, de rest van de organisatie zou volgen en de raad zou zijn eerste vergadering op 20 januari 2022 hebben in de tijdelijke huisvesting. Door de strengere coronamaatregelen is er vertraging in de realisatie opgelopen. Hierdoor is een langere bouwtijd ontstaan van ruim drie maanden. De coronamaatregelen zorgden ook voor een minder efficiënte bouwwerkwijze. Dit autonome effect geeft een verhoging van de kosten met € 220.000.

De inflatie is na vaststelling van het krediet (mei 2021) veel sneller gestegen. Er werd toen gerekend op een inflatie iets onder de 2%. De inflatie was eind 2021 5,7%, waarna deze is gestegen tot 6,2% (maart 2022). De extra inflatie heeft als tweede autonoom effect een verhoging van de bouwkosten met € 90.000. Dit bedrag is gebaseerd op de oorspronkelijke raming van € 2,37 miljoen vermenigvuldigd met de hogere inflatie.

Naast deze grote effecten, houden we rekening met een post onvoorzien. Hierdoor is er een extra budget nodig van € 56.000 boven het bestaande krediet. Waardoor er in totaal een krediet nodig is van € 816.000.

Voor de gehele operatie voor de tijdelijke huisvesting is de verwachting uitgesproken dat hiervoor een onttrekking nodig was van € 4,2 miljoen uit de Algemene dekkingsreserve (ADR). Door de hierboven genoemde effecten stijgt deze uitname met circa € 50.000.

In deze kosten is geen rekening gehouden met het noodstroomaggregaat. Deze noodstroomvoorziening is noodzakelijk om de gemeentelijke diensten ook in beperkte vorm bij een stroomuitval door te kunnen laten draaien. De investering voor het noodstroomaggregaat van circa € 335.000 maakt deel uit van de ramingen van de definitieve huisvesting en wordt nu voor een deel naar voren gehaald. Het aangekochte noodstroomaggregaat wordt in toekomst verhuisd naar het nieuwe gemeentehuis en wordt daar onderdeel van de te bouwen noodstroomvoorziening. Dit heeft geen effect op de tijdelijke huisvestingslasten en heeft een beperkt effect in de geraamde huisvestingskosten vanaf 2023 omdat de afschrijving hiervan vanaf 2023 onderdeel wordt van de huisvestingslasten. De wijziging wordt verwerkt in de Voorjaarsrapportage 2022.

Bij de Voorjaarsrapportage 2021 en Najaarsrapportage werd uitgegaan van een oplevering eind 2021/begin 2022. De afschrijving van de investering zou dan starten in 2022 en vier jaar doorlopen tot in 2025. Het nieuwe gemeentehuis is volgens planning eind 2025 gereed. Door vertraging is de tijdelijke huisvesting in april 2022 opgeleverd waardoor de afschrijving, op basis van het activabeleid, pas in 2023 start. De oplevering van het nieuwe gemeentehuis blijft echter gepland eind 2025/begin 2026 waardoor de afschrijvingstermijn naar drie jaar gaat (2023 tot en met 2025). Dit mede omdat niet afgeschreven kan worden op een gebouw dat niet meer bij de gemeente in gebruik is. De verkorting van de afschrijvingstermijn heeft praktisch geen invloed op de totale lasten, het af te schrijven bedrag blijft ongewijzigd.

Kansen en risico’s

Met Fluor is een geschil over de afwikkeling van de letter of intent voor het onderzoek naar mogelijke huisvesting van de gemeente in hun gebouw. Fluor claimt bij de gemeente een vergoeding omdat zij vinden dat de gemeente van de afspraken in de letter of intent is afgeweken. Wij stellen dat wij ons aan de afspraken gehouden hebben.

Gevraagde beslissingen

1. In te stemmen met het beschikbaar stellen van een aanvullend krediet van € 816.000, in de Voorjaarsrapportage 2022, voor de realisatie van de tijdelijke huisvesting.

2. In te stemmen met het beschikbaar stellen van een aanvullend krediet van € 335.000, in de Voorjaarsrapportage 2022, voor een noodstroomaggregaat.

3. De bijbehorende kapitaallasten van de tijdelijke huisvesting te dekken binnen de bestaande huisvestingslasten en de reeds gevoteerde dekking uit de Algemene dekkingsreserve (2020.0000976).

4. In te stemmen met een verkorting van de afschrijvingstermijn van 4 jaar over de periode 2022 tot en met 2025 naar 3 jaar over de periode 2023 tot en met 2025.